Empresas agropecuarias: cómo la profesionalización administrativa evita «penalizaciones financieras directas»

El tradicional enfoque de los productores agropecuarios, que prioriza las cuestiones productivas sobre la administración y la organización interna, está llegando a su fin. Lo que antes podía permitirse en épocas de márgenes holgados, hoy se convierte en un riesgo financiero significativo, según un informe de la consultora Gestor Max.

La falta de procesos claros y una gestión administrativa profesional pueden derivar en «sorpresas desagradables» y costos directos altísimos. Un ejemplo contundente es lo que sucede con el Sistema de Información Simplificado Agrícola (SISA). No presentar en tiempo y forma las declaraciones juradas de siembra, existencias o producción puede provocar que la empresa descienda de categoría en el scoring fiscal (pasar de Estado 1 a Estado 2 o 3).

Esta caída de categoría se traduce inmediatamente en mayores retenciones de IVA y Ganancias, demoras crónicas en las devoluciones de saldos a favor y una pérdida considerable de liquidez.

“El desorden ya no es un problema de papeles demorados; es una penalización financiera directa”, advierte Jan Jencquel, gerente operativo de Gestor Max.

El especialista enfatiza la necesidad de una profesionalización urgente:

“Si los organismos fiscalizadores operan con algoritmos y cruces de datos inmediatos, el productor debe profesionalizar su administración interna con procesos igual de robustos para evitar contingencias legales y multas”.

La implementación de procesos como clave para la gestión

En los últimos años, la conducta empresaria está cambiando de manera gradual. La necesidad de contar con indicadores, un seguimiento riguroso y una organización interna se vuelve fundamental para desarrollar una gestión profesional. Esto implica la creación de procesos escritos que detallen el qué, cómo y para qué de cada tarea, así como los registros que deben mantenerse. Estos protocolos, según Jencquel, «permiten trabajar de manera enfocada, coordinar equipos de trabajo y escalar el crecimiento institucional».

En el ámbito agropecuario, la implementación de procesos adquiere una relevancia particular debido a la brecha física entre el campo, donde se origina la información, y la oficina, donde se procesa. Esta desconexión puede ser subsanada con procesos definidos que aseguren una gestión ordenada y eficiente.

Cada proceso funciona como un sistema que se activa con un input (un disparador o una orden inicial) para ejecutar una serie de tareas estandarizadas. Al finalizar, genera un output o resultado que puede ser el fin de la tarea o el disparador del siguiente eslabón. Ejemplos de disparadores incluyen el cumplimiento de un trabajo en una fecha específica o la entrada de comprobantes.

Diseño y aplicación de los procesos

El objetivo principal de un proceso es la estandarización de metodologías uniformes para tareas recurrentes, ya que no tiene sentido sistematizar acciones excepcionales. Para lograrlo, es crucial realizar un relevamiento junto a quienes ejecutan la tarea diariamente, aplicando un sentido crítico para identificar oportunidades de mejora, simplificación o eliminación. «Hay que evitar caer en el error de perfeccionar procedimientos que, simplemente, no deberían existir», alerta Jan Jencquel.

Una vez relevado, el proceso debe formalizarse mediante documentación textual accesible para todo el equipo, sirviendo como guía de consulta permanente. Estos documentos suelen contemplar:

• Nombre y objetivo: ¿Qué se busca resolver?
• Alcance: ¿Hasta dónde impacta?
• Responsables: ¿Qué áreas, personas y roles lo llevan a cabo?
• Documentación de referencia: ¿Se necesita otra información?
• Desarrollo: ¿Cuáles son los pasos a seguir?

La redacción es solo el primer paso; el verdadero desafío es llevarlo a la práctica. Esto requiere, en primer lugar, el compromiso de la dirección. «Desde los mandos más altos se debe estar completamente alineados con el camino que se busca tomar», subraya Jencquel. El segundo paso es una comunicación interna clara para que todo el equipo conozca el proceso, sus tareas y las expectativas.

Finalmente, los procesos no son estáticos. Requieren de un seguimiento y revisión regular, bajo la filosofía de la mejora continua, buscando incesantemente el próximo aspecto a optimizar.

La adecuada implementación de procesos impacta directamente en la optimización de las «horas hombre», eliminando la necesidad de pensar cómo actuar ante tareas recurrentes. Contar con documentación clara sobre el qué, cómo y cuándo de las tareas facilita la expansión de la empresa y la formación de nuevos equipos, disminuyendo progresivamente los costos de capacitación. La estandarización permite una planificación estratégica y proyectar con precisión la ejecución de las tareas. «Mientras que una carga laboral sin circuitos claros genera estrés, un flujo de trabajo ordenado se convierte en verdadero planeamiento», concluye el directivo de Gestor Max.